Việc xem trước khi in là một bước cực kỳ quan trọng vì những lý do sau:

-Kiểm tra bố cục: Giúp biết chính xác dữ liệu sẽ nằm ở đâu trên trang giấy, có bị tràn lề , mất cột hay bị cắt ngang nội dung có những vị trị không mong muốn hay không

-Tiết kiệm tài nguyên: Giúp phát hiện sai sót về định dạng kịp thời để chỉnh sửa trước khi bấm lệnh in thật. Điều này giúp tránh lãng phí giấy và mực in khi in ra những bản không đạt yêu cầu

-Điều chỉnh kịp thời: Cho phép thực hiện các thay đổi cuối cùng như căn giữa trang, thay đổi hướng giấy hoặc điều chỉnh tỉ lệ để dữ liệu vừa khít trong một trang giấy

-Kiểm tra lỗi hiển thị: Một số định dạng trên màn hình làm việc có thể trông ổn , nhưng khi in ra lại bị lỗi font , mất viền bảng hoặc các đối tượng hình ảnh bị đè lên chữ

-Tính tổng mỗi loại ( sách toán)

công thức: =SUM(C4:C8)

-Tính trung bình cộng ( sách toán)

công thức: =ARERAGE(C4:C8)

-Tính cao nhất ( sách toán)

công thức: =MAX(C4:C8)

-Tính thấp nhất ( sách toán)

công thức: =MIN(C4:C8)

1.Chọn đối tượng .

-Di chuyển đến trang thứ hai. Nhấp chuột vào khung văn bản chứa các dòng nội dung cần tạo hiệu ứng.

2.Truy cập thẻ hiệu ứng.

-Trên thanh công cụ phía trên cùng của phần mềm ( như PowerPoint),chọn thẻ Animations ( hiệu ứng).

3.Chọn nhóm hiệu ứng xuất hiện.

-Tìm nhóm hiệu ứng có tên là Entrance (thường có các biểu tượng màu xanh lá cây).

-Chọn hiệu ứng Appear ( xuất hiện ) hoặc các hiệu ứng tương tự như Fade ( mờ dần ) , Fly in( bay vào ) tùy theo sở thích.

4.Thiết lập thứ tự xuất hiện ( Timing).

-Trong mục Start, chọn On click ( khi nhấp chuột). việc này giúp chủ động cho từng ý hiện khi đang nói.

-Nếu phần mềm tự động nhóm các dòng còn lại, có thể vào phần Effect Options và chọn By Paragraph để mỗi dòng văn bản là một lần xuất hiện riêng biệt.

5.Kiểm tra lại.

-Nhấn vào biểu tượng Slide Show để trình chiếu thử và kiểm tra xem các nội dung đã xuất hiện đúng thứ tự khi nhấp chuột hay chưa.