Để việc tìm kiếm dữ liệu trong máy tính được dễ dàng và nhanh chóng thì khi đặt tên thư mục và tệp dựa trên các gợi ý sau: + Rõ ràng và cụ thể: Tên phải mô tả được nội dung bên trong. + Ngắn gọn và súc tích: Đủ thông tin nhưng không quá dài dòng.

Các biện pháp để bảo vệ dữ liệu là: + Sao lưu thường xuyên lên thiết bị lưu trữ ngoài máy tính chứa dữ liệu gốc để tránh bị mất hoặc bị hỏng dữ liệu. + Đặt mật khẩu cho tài khoản người sử dụng trên máy tính.

Phần mềm ứng dụng là những chương trình máy tính hỗ trợ con người xử lí công việc trên máy tính như soạn thảo văn bản, vẽ sơ đồ tư duy, lập trình, duyệt web,… Mỗi công việc khác nhau cần những phần mềm khác nhau để đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng. Khi phần mềm được khởi động, hệ điều hành sẽ tải chương trình từ ổ đĩa vào bộ nhớ trong để thực hiện. Một vài ví dụ về phần mềm ứng dụng: Sử dụng phần mềm Microsoft Word để soạn thảo văn bản; Sử dụng phần mềm Scratch để lập trình trò chơi đơn giản; Sử dụng trình duyệt web để đọc báo, tìm kiếm thông tin, tra cứu tài liệu học tập.

Một số hệ điều hành phổ biến hiện nay dành cho máy tính như: Windows (của Microsoft); MacOS (của Apple); Linux (mã nguồn mở); Chrome OS (của Google). Một số hệ điều hành phổ biến hiện nay dành cho điện thoại thông minh như: Android (của Google); iOS (của Apple).

Khi thực hiện soạn thảo văn bản bằng phần mềm MS Word, nếu ta gõ tổ hợp phím Ctrl + S để lưu lại thì Hệ điều hành là phần mềm thực hiện việc lưu dữ liệu vào ổ đĩa. Giải thích: Khi soạn thảo văn bản nếu dùng nhấn Ctrl + S thì phần mềm MS Word thực hiện gửi yêu cầu lưu dữ liệu còn việc truy cập, quản lí ổ đĩa và thực hiện lưu trữ dữ liệu lại là nhiệm vụ của hệ điều hành. MS Word chỉ là phần mềm ứng dụng, không trực tiếp ghi dữ liệu vào ổ đĩa mà phải thông qua hệ điều hành.

Phần mềm ứng dụng là những chương trình máy tính, cung cấp công cụ hỗ trợ con người xử lí công việc trên máy tính. Có nhiều phần mềm ứng dụng khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.

Các chức năng cơ bản của hệ điều hành là: - Quản lí, điều khiển các thiết bị phần cứng hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả. - Quản lí, điều khiển các tiến trình (các phần mềm đang chạy trên máy tính), cấp phát, thu hồi tài nguyên (như CPU, bộ nhớ,…) phục vụ các tiến trình. - Quản lí tài khoản người dùng, cung cấp môi trường trao đổi thông tin giữa người sử dụng và máy tính. - Tổ chức lưu trữ, quản lí dữ liệu trong máy tính.

Hệ điều hành là phần mềm hệ thống, điều khiển và quản lí mọi hoạt động của máy tính, cung cấp, quản lí môi trường chạy các phần mềm ứng dụng, trao đổi thông tin giữa người dùng và máy tính.

Có hai loại phần mềm chính là hệ điều hành (Operating System – OS) và phần mềm ứng dụng (Application software – App).